Das Mac Adressbuch ist auf den ersten Blick eine sehr einfache Applikation, aber das Programm verfügt unter der Haube über mehr Funktionen, die sich teilweise erst auf den zweiten Blick zeigen. Eine dieser Funktionen ist die Verwaltung von Gruppen und Verteilerlisten.

Mit dieser Funktion kann man an Personengruppen E-Mails versenden oder für die Gruppe automatisch beschriftete Briefumschläge drucken.

Eine Gruppe kann man entweder manuell anlegen und dann die zugehörigen Personen einzeln per Drag and Drop zur Gruppe hinzufügen, oder aber man legt über “Ablage/Neue intelligente Gruppe…” eine intelligente Gruppe an. In eine intelligente Gruppe werden automatisch Personen hinzugefügt, die bestimmten, festlegbaren Kriterien entsprechen.

So ist es beispielsweise möglich in eine Gruppe automatisch alle Familienmitglieder hinzuzufügen, die einen bestimmten Nachnamen haben, oder für eine Aussendung alle Kunden zusammenzufassen, die an einem bestimmten Ort wohnen.

Mit einem Rechtsklick auf die Gruppe und “Verteilerliste bearbeiten”, gelangt man in den Verteilerlistenmanager. Hier kann man für Kontakte mit mehreren Adresseinträgen auswählen welche Telefonnummern, Post- oder E-Mail Adressen für Aussendungen verwendet werden sollen.

Hat man die Gruppen erstmal angelegt, kann man diese auf vielfältig nutzen. Die offensichtlichste Möglichkeit ist es die Gruppe in Mail.app als Empfänger zu nutzen. Beim Erstellen der neuen Mail kann man dabei einfach die Gruppe über den Adressbuch-Button zu den Empfängern hinzufügen. Eine schnellere Möglichkeit ist einfach den Namen der Gruppe ins “An:”-Feld einzutippen. Mail fügt dann die Gruppenmitglieder automatisch hinzu. Alternativ kann man auch per Rechtsklick auf die Gruppe im Adressbuch ein E-Mail an alle Mitglieder senden.

Praktisch sind auch die Druckfunktionen, die man mit Gruppen verwenden kann. Markiert man die Gruppe und klickt auf “Ablage/Drucken…” kann man die Adressen aller Gruppenmitglieder auf einmal auf Briefumschläge oder Addressetiketten drucken (siehe früherer Artikel).

Wenn man beispielsweise Kunden- oder Gästelisten benötigt, kann man diese mit den benötigten Datenfeldern ebenfalls einfach erstellen.

Zu guter letzt sei auch noch das Zusammenspiel von Adressbuch-Gruppen und der Serienbrieffunktion von Pages erwähnt, mit der man einfach personalisierte Aussendungen an ausgewählte Empfängergruppen senden kann. Eine Anleitung zur Verwendung der Serienbrieffunktion findet sich ebenfalls in einem früheren Artikel.