Wem ist es nicht schon einmal passiert, dass er den Geburtstag eines Bekannten oder Kunden vergessen hat?
Wer im OS X Adressbuch nicht nur die Adressdaten, sonder auch die Geburtstage seiner Kontakte pflegt, verfügt bereits über die wichtigste Grundlage um sich von seinem Mac einmal täglich oder wöchentlich automatisch per E-Mail an Geburtstage erinnern lassen zu können.

iCal, Apple Mail und Automator erledigen den Rest.

In iCal kann man sich die Geburtstage aus dem Adressbuch automatisch anzeigen lassen kann (siehe früherer Artikel). Der Nachteil dabei ist jedoch, dass es meines Wissens nach nicht möglich ist, diesen Geburtstagsterminen automatisch Erinnerungen hinzuzufügen. Damit wird man nicht aktiv an Geburtstage erinnert und kann so einen Geburtstag übersehen.

Praktischer wäre es da schon, wenn man täglich oder wöchentlich eine E-Mail bekommt, die an alle anstehenden Geburtstage erinnert. Dank Automator ist sowas auch schnell gebastelt.

Bevor man mit dem zusammenstückeln der Automator-Aktionen loslegen kann, benötigt man eine zusätzliche Automator-Aktion, die nicht standardmäßig mitgeliefert wird. Die Aktion “Stop if Input is Empty” kann man auf dieser Website kostenlos herunterladen. Vor dem Installieren muss man Automator schließen. Nach der Installation kann man loslegen.

Beim Start von Automator wird man gefragt welchen Arbeitsablauf man erstellen möchte. Hier wählt man “iCal-Erinnerung” aus.

Danach fügt man die Aktion “Anstehende Geburtstage suchen” hinzu. Hier kann man auswählen, ob man nur an die heutigen oder auch an die Geburtstage der aktuellen Woche oder des aktuellen Monats erinnert werden möchte.

Nach dieser Aktion fügt man die soeben installierte Aktion “Stop if Input is Empty” ein. Damit bricht der Arbeitsablauf ab, wenn keine anstehenden Geburtstage gefunden wurde und es wird keine leere Mail versendet.

Danach kann man mit der Aktion “Kontaktinformationen abfragen” die gewünschten Daten des Adressbucheintrags auswählen, die man nachher per E-Mail gesendet bekommt. Wählt man hier beispielsweise Telefon und E-Mail aus, kann man nachher direkt zum Geburtstag gratulieren, ohne die Kontaktinformationen wieder extra nachschauen zu müssen.

Danach erstellt man mit der Aktion “Neue E-Mail” eine neue Mail an die gewünschte Adresse und mit frei definierbarem Text. Unter diesem Text werden dann die oben gewählten Kontaktdaten eingefügt.

Jetzt muss man mit der Aktion “E-Mails senden” die Mail nur noch versenden.

Klickt man rechts oben auf den Button ausführen, kann man den Arbeitsablauf testen. Funktioniert alles, sollte man eine E-Mail mit den den Geburtsdaten erhalten.

Speichert man den Arbeitsablauf, wird automatisch eine neue iCal-Erinnerung erstellt. Diese konfiguriert man als Serientermin, sodass der Arbeitsablauf täglich oder wöchentlich ausgeführt wird.

Wer möchte, kann den Automator-Ablauf auch noch weiter anpassen. So gibt es beispielsweise eine Aktion “Glückwünsche zum Geburtstag senden” mit der man automatisch E-Mails mit “lustigen” Geburtstagsbildern versenden kann. Oder man versendet mit der Aktion “Sammel-E-Mails” personalisierte Geburtstagsgrüße.
In meinen Versuchen bin ich allerdings mit beiden Funktionen nicht unbedingt glücklich geworden und bei obigem Workflow geblieben. Damit kann man im Einzelfall entscheiden, ob man eine E-Mail schickt, anruft oder eine Glückwunschkarte per Post versendet.

Teaser Bild oben: flickr tsuihin